Leitung, Organisation und Management in der Kita kompetent meistern

Sprechblase mit der weißen Aufschrift „BLOG“ auf orangem Hintergrund.

Was gehört zur Organisation und Verwaltung in der Kita?

Die Kita-Leitung trägt eine große Verantwortung – nicht nur für die Kinder, sondern auch für das Team, das die täglichen Abläufe gemeinsam organisiert und durchführt. Von der Einstellung neuer Mitarbeiter über die Organisationsentwicklung bis hin zum Konfliktmanagement – mit unseren Tipps bist Du gewappnet!

Selbstmanagement und Zeitmanagement

Gute Organisation ist alles! Das gilt auch in einer Kindertageseinrichtung. Oft bleibt wenig Zeit für alle Aufgaben, die im Kita-Alltag anfallen. Wichtig ist daher – und das ist der Kerngedanke von Selbstmanagement – berufliche Ziele und Werte so in Einklang zu bringen, dass Aufgaben bewältigt werden können und dabei die Zufriedenheit nicht auf der Strecke bleibt. Es gibt unterschiedliche Methoden fürs Zeitmanagement, mit deren Hilfe Du Deine Aufgaben effizient planen und angehen kannst, dazu zählen z. B. die SMART-Methode oder die A-L-P-E-N-Methode. Lass bei allen beruflichen und sozialen Verpflichtungen Dein Wohl nicht aus den Augen, denn musst Du einen Burnout erleiden, wäre damit niemandem geholfen.

Personalmanagement

Bei der Personalplanung geht es zunächst um die Ermittlung des Personalbedarfs. Fehlt es an tatkräftiger Unterstützung, so erstellst Du als Kita-Leitung die Stellenausschreibung mit dem Profil und Benefits Deiner Kita, führst Bewerbungsgespräche durch und stellst neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Auch die Mitarbeiterführung und Personalentwicklung ist ein unerlässliches Thema, das in Deinem Aufgabenbereich liegt: Du investierst in die persönliche und berufliche Entwicklung Deines Teams und stellst für die pädagogischen Fachkräfte in Deiner Einrichtung Weiterbildungsangebote bereit. Damit werden fachliche Kompetenzen und die Qualität der Arbeit verbessert und die Motivation, aber auch die Freude an der Arbeit gesteigert.

Kindergartenakademie-Tipp:

Fortbildungsmöglichkeiten und Schulungen sind eine Form der Wertschätzung und Mitarbeiterbindung. Damit ermöglicht Du Deinem Team, das Fachwissen und die Kompetenzen stetig auszubauen. Das steigert die Motivation und das Engagement in Deiner Einrichtung und trägt dazu bei, Deine Mitarbeiter langfristig zu binden.

Organisation von Arbeitsabläufen

Als Kita-Leitung erstellst du Dienstpläne und Zeittabellen mit der Wochenplanung, übernimmst die Urlaubsplanung und sorgst für eine gerechte und kompetenzbezogene Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Es ist wichtig, dass in einer Kita jede und jeder seinen Verantwortungsbereich kennt. Wer die Elterngespräche übernimmt oder wer die Planung und Organisation eines Ausflugs angeht, muss klar kommuniziert werden, damit wichtige Aufgabenbereiche nicht auf der Strecke bleiben.

Kindergartenakademie-Tipp:

Achte auf eine ausgewogene Arbeitsbelastung! Eine zu hohe Arbeitsbelastung kann zu Unzufriedenheit und Burnout führen. Achte darauf, dass die Arbeitsbelastung fair und ausgewogen verteilt ist und schaffe Freiräume für Erholung und Entspannung.

Qualitätsmanagement

Für Kindertageseinrichtungen bedeutet „Qualitätsmanagement“, die pädagogischen Prozesse so auszugestalten, dass sie Kindern die besten Möglichkeiten zur individuellen Entfaltung bieten. Dazu gehört auch die Raumgestaltung und Materialplanung in der Kindertagesstätte, die eine sorgfältige Planung und Organisation erfordert. Kompetenzen, die damit einhergehen, sind

Gute Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit,
Planungs- und Organisationstalent sowie
die Bereitschaft, Herausforderungen kompetent und lösungsorientiert anzugehen,

Als Kita-Leitung behältst Du auch die Arbeitsleistung aller im Blick und stößt ggf. Verbesserungen an. Dazu können regelmäßige Feedback-Gespräche, Zielvereinbarungen und gegenseitige Leistungsbewertungen dienen. Eine offene Kommunikation mit dem Team und Wertschätzung der Arbeit bilden eine wichtige Basis für Motivation und Engagement. Es ist jedoch auch wichtig, dass Du konsequent handelst, wenn Du Faktoren bemerkst, die dazu führen, dass Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht die Möglichkeit haben, ihr Potenzial auszuschöpfen, wie etwa aufgrund von belastendem Zeitdruck.

Unsere Empfehlung

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Budgetplanung

Die finanziellen Ressourcen der Kita sollen optimal genutzt werden. Gleichzeitig ist sicherzustellen, dass alle notwendigen Ausgaben gedeckt werden können. Die Kita-Leitung beantragt Fördergelder, muss die Kosten für Personal, Materialien, Verbrauchsgüter und andere Ausgaben im Blick behalten und dabei auch mögliche Schwankungen berücksichtigen. Eine sorgfältige Budgetplanung und -überwachung ist essenziell für eine effektive Ressourcennutzung und eine erfolgreiche Arbeit der Kita.

Kita-Recht

Aufsichtspflicht, Kinderschutz, Gesundheitsförderung, Datenschutz und Arbeitsrecht – als Kita-Leitung musst du mit einer Vielzahl von rechtlichen Regelungen und Vorschriften vertraut sein. Auch bei der Zusammenarbeit mit Eltern gilt es, eine rechtliche Grundlage einzuhalten. Das Thema Kita-Recht bedarf hoher Aufmerksamkeit, weshalb zu empfehlen ist, das entsprechende Fachwissen regelmäßig aufzufrischen:

Konfliktmanagement

Konflikte können in jeder Arbeitsumgebung auftreten und sind auch zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Kita-Einrichtung keine Seltenheit. Als Kita-Leitung ist es deine Aufgabe, Konflikte frühzeitig zu identifizieren, das Gespräch mit den beteiligten Personen zu suchen und eine Konfliktlösung zu erarbeiten, die im Sinne aller liegt. Hierbei können eine offene Kommunikation über konkrete Erwartungen und Zielsetzungen, ein konstruktiver Umgang mit Kritik und gezielte Maßnahmen wie Konfliktmediation oder Team-Building-Seminare helfen. In jedem Fall ist es wichtig, Konflikte nicht zu ignorieren, sondern aktiv anzugehen und gegebenenfalls auch professionelle Unterstützung in Anspruch zu nehmen.

Weiterbildung zur zertifizierten Kita-Leitung: mit uns zum Ziel!

Zu jedem Beruf gehören Herausforderungen – das Gute daran ist, sie bieten Chancen für die eigene Weiterentwicklung. Wir von der Kindergartenakademie unterstützen Dich auf Deinem Weg zur Kita-Leitung und durch den Berufsalltag. Wir helfen Dir dabei, alle Aufgaben kompetent und selbstsicher zu meistern. Mit unserer Weiterbildung

vertiefst und erweiterst Du Deine fachlichen Kompetenzen, etwa im Bereich Personal- und Organisationsmanagement
erhöhst Du Deine Karrierechancen und beruflichen Perspektiven
lernst Du, wie sich die Zusammenarbeit mit dem Team und die Kommunikation mit Eltern und Trägern nachhaltig verbessern lässt
aktualisierst Du Deinen Wissensstand im Hinblick auf aktuelle Entwicklungen im Bereich der frühkindlichen Bildung und
kannst Dich mit anderen Fachkräften aus dem Bereich Kita und Bildung austauschen

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